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Administración del tiempo en la empresa; cómo aprovecharlo mejor

Tempus fugit (o “el tiempo huye”) es una locución de origen latino que hace referencia al veloz e inevitable transcurso del tiempo.
Si tienes una empresa sabes que, efectivamente, el tiempo se escapa. Y no sólo eso; a veces somos nosotros mismos quienes nos empeñamos en perderlo. El tiempo es el único bien real del que dispone el ser humano. Algunas corrientes de pensamiento empresarial afirman que también es el mayor valor del que dispone un negocio. En este artículo vamos a ver algunos de los motivos más habituales por los que se pierde tiempo en una empresa y algunas ideas para mejorar la administración del tiempo en un negocio.

No se fijan objetivos

Para poder aprovechar el tiempo, primero debes saber hacia dónde te diriges. Y esto es aplicable a todos los integrantes de tu empresa, por lo que no olvides que todo el mundo tenga claros sus objetivos, tanto globales como parciales. Una vez lo sepáis y los tengáis bien definidos, podréis descomponer los objetivos a largo plazo en objetivos parciales, más pequeños y más fáciles de lograr. Tenerlos a la vista y la posibilidad de alcanzarlos será un acicate para ponerse manos a la obra y mejorar nuestra admministracion del tiempo.

No se fijan plazos

¿Conoces las Leyes de Parkinson? Puedes descubrirlas en este artículo, pero a modo de resumen te traemos la primera de ellas:

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

¿Qué significa esto? Básicamente, que el ser humano tiene tendencia a procrastinar, y si no se fijan plazos adecuados las cosas se dejarán para el final.

No fijar plazos lógicos es mal asunto para todo tipo de tareas, tanto las más importantes como otras menos relevantes. La observación de un plazo razonable supone un empujón para ponerse manos a la obra; no ver ninguno en el horizonte es una llamada a perder el tiempo.

No se planifican tareas

Además de fijar objetivos y plazos, hay que establecer el orden y la forma en las que se van a llevar a cabo las distintas tareas. Hay muchas maneras de hacerlo; desde sistemas muy estructurados como la Técnica GTD hasta apuntar tareas en una simple agenda. En otras ocasiones, la planificación también incluirá instaurar costumbres, como la de dedicar tiempo a determinadas tareas (por ejemplo las más pesadas) en las horas del día en las que suelas tener más energía. Lo importante es encontrar la forma de trabajar que te haga ahorrar tiempo y ser más efectivo. Encuentra la que se adapte mejor a tu forma de ser, y ponla en práctica.

Se permiten demasiadas interrupciones

¿Cada miembro de tu equipo se da un paseo matutino para “recabar novedades” de todos los integrantes de cada departamento? Multiplica eso por el número de trabajadores de la empresa y te darás cuenta de que se pierde una cantidad de tiempo enorme. Esto no significa que la gente no deba descansar del trabajo de vez en cuando, pero hay formas más razonables de hacerlo que no conllevan distraer continuamente a los demás. Además, siempre hay momentos para socializar y unir lazos, como la hora de la comida.

No se filtran bien las llamadas/mensajes

Es una modalidad de interrupción que merece una especial atención. Los contactos y la información deben ir dirigidos a los destinatarios adecuados, y además deben llegar en el momento y forma precisas. Si una persona recibe un exceso de llamadas es posible que no consiga trabajar en toda la jornada. Si recibe mensajes que en realidad deberían ser para otra persona, perderá el tiempo discriminándolos y remitiéndolos a un tercero. Por eso, la distribución de llamadas y mensajes debe ser efectiva y no molesta, o de lo contrario supondrán una enorme pérdida de tiempo.

Una posible solución es utilizar una herramienta de ticketing. Puedes echar un vistazo a la herramienta de gestión de incidencias de Integria IMS aquí.

Se programan demasiadas reuniones

Alguna reunión de vez en cuando está bien, pero si se planifican demasiadas terminan siendo una pérdida de tiempo. Además, ten en cuenta que deben ser breves para ser más efectivas, y conviene que se hagan con un plan y con objetivos claros, o de lo contrario no tendrán mucha utilidad.

No se fomentan técnicas para aprovechar mejor el tiempo

Algunas técnicas de gestión del tiempo, como la Técnica Pomodoro pueden resultar muy útiles para algunas personas. Otras, destinadas a combatir la procrastinación , también pueden ayudar a combatir ese enemigo tan molesto que nos hace dejar siempre las cosas para otro momento. No se trata de obligar a nadie, pero dar a conocer este tipo de técnicas –existen muchas más- entre la gente que trabaja contigo puede ayudarles a aprovechar mejor su tiempo de trabajo.

Se usan demasiados medios de comunicación diferentes

Correo electrónico, teléfono, chat interno, Whatsapp, Skype… Se utilizan tantas vías de contacto que las comunicaciones se duplican (o triplican) y todo se convierte en un caos (y el caos supone perder tiempo). Además, tantas herramientas distintas para contactar promueven que se termine hablando de asuntos que nada tienen que ver con el trabajo, lo que supone una pérdida de tiempo extra.

No se utilizan herramientas tecnológicas

No confundamos esto con lo que acabamos de comentar en el epígrafe anterior. Existen muchas herramientas que ayudan a ahorrar tiempo y no son medios de comunicación redundantes. Desde organizadores, hasta alarmas, pasando por gestores de proyectos como el de Integria IMS o programas de gestión remota como nuestro querido eHorus. Si existen tantas herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a ganar tiempo, ¿por qué no las utilizas?

Se pierde tiempo en desplazamientos

¿Nunca te has encontrado encerrado en un atasco, invadido por la sensación de estar perdiendo un tiempo que podrías estar dedicando a otra cosas? Una parte importante del tiempo que se dedica cada día al trabajo puede irse en desplazamientos, especialmente en grandes ciudades. En ocasiones, opciones como el teletrabajo, una mayor flexibilidad horaria, o el acceso remoto a equipos informáticos pueden suponer importantes ahorros de tiempo en traslados.

Y ahora que ya hemos visto algunas maneras de mejorar la administración del tiempo en la empresa, déjanos presentarte a eHorus. EHorus es un sistema de gestión remota de equipos basado en la nube. ¿Quieres saber lo que puede ofrecerte? Descúbrelo en nuestra página web.

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