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Todavía hay gente que piensa que la digitalización de las empresas consiste únicamente en pasar los documentos de la empresa de formato físico a formato digital, pero lo que no saben es que esa es una pequeña parte de lo que realmente es la digitalización empresarial. 

Un concepto que vamos a tratar de resolver para ayudarte a tener una empresa eficiente de la mano de la digitalización.

¿Cómo llegar a tener una empresa eficiente? Digitalización

 

De físico a digital

 

Aquí hacemos referencia a la digitalización de documentos, a pasarlos por el escáner para transformarlos de formato papel a formato digital, para su posterior gestión y clasificación de manera rápida y eficiente.

La utilidad de este proceso es incorporar dicha documentación transformada a digital en nuestro flujo de trabajo y conectarla más fácilmente a los procesos automatizados de la empresa.

Digitalizar tu negocio

 

Este concepto incluye el anterior, pero como hemos dicho, sólo constituye una pequeña parte de este. 

La digitalización de una empresa consiste en transformar y habilitar las operaciones que realiza una empresa, así como sus funciones en las distintas áreas de esta. 

También incluye la comunicación digital con los empleados, los clientes y los proveedores entre otros.

Ejemplos de digitalización empresarial

 

  •   Herramientas de comunicación: programas compartidos para realizar videollamadas, chats, redes sociales internas, sistemas de gestión remota, como es el caso de Ehorus, basado en la nube (SaaS), etc.
  •   Una nube compartida donde se almacena información y a la que todos los empleados de la empresa tengan acceso en caso de tener que recurrir a dicha documentación.
  •   Software de gestión: para organizar el inventario, los almacenes, las ventas online, la cartera de clientes etc.
  •   Plataformas comunes donde editar, descargar, modificar y enviar documentación entre los trabajadores de la empresa e incluso los clientes.
  •   Funcionalidades dedicadas a recopilar información como, por ejemplo, de clientes, y realizar informes en minutos con el fin de ofrecer bienes y servicios personalizados.
  •   Invertir en realizar un periodo de formación para los empleados en digitalización empresarial, para que aprendan a utilizar las herramientas y las utilicen de manera efectiva y eficaz. 

 

Además, mantenerse abierto a las sugerencias de estos, además de proveedores y socios comerciales.

Por qué invertir en digitalización

 

Hay varios pasos a seguir a la hora de digitalizar tu empresa, lo que más necesitas es hacerte eco de las necesidades de tu negocio para poder llevarlo a cabo.

¿Pero realmente sabemos sus beneficios y ventajas?

  •   Reducción de errores: al tener todo mucho más a mano y a un simple vistazo es menos probable descolgarse del flujo de trabajo y cometer errores. Además, toda la plantilla tiene acceso a la misma información para realizar la función.
  •   Reducción de tiempo y costes: obtener todo de la misma nube hace que los desplazamientos por la oficina sean innecesarios a la hora de acceder a la documentación, al igual que para enviar y recibir respuestas y en la toma de decisiones, pudiendo atajar los problemas internos con mayor rapidez. Además al estar todo digitalizado ahorras recursos y reduces los costes de gestión.
  •   Mejora la gestión y la seguridad: una buena gestión de contraseñas y accesos entre los empleados mejorará notablemente la seguridad de la información. La digitalización también mejora la transparencia con inversores y proveedores.
  •   Mejor relación con los clientes: al digitalizar tu empresa ganas en rapidez y eficiencia, por eso mismo son más capaces de gestionar las ventas y la comunicación con los clientes de manera más rápida. Además, gracias a la base de datos, se podrá realizar una atención más personalizada, lo que hará que los clientes se encuentren más felices.
  •   Capacidad de respuesta: la digitalización también permite adaptarse a los flujos de trabajo de manera rápida y cambiarlos si fuera necesario según las necesidades de esta. Esta es una gran capacidad competitiva ya que las empresas digitalizadas tienen mayor capacidad de respuesta ante situaciones nuevas o cambios de entorno.

 

Es importante que en el proceso que dure la digitalización esta se haga de forma gradual y todos estén dispuestos a participar. Hacer saber a tus empleados sus ventajas y las mejoras que esta trae hará que mantengan la mente abierta ante nuevos y mejorados cambios.

Consultar a expertos, hará que el proceso sea mucho más fácil, rápido y se adapte a las necesidades de tu empresa, haciéndote conocedor de la llamada “madurez digital” de tu empresa. 

Así también evitarás imprevistos y la supresión de errores durante el proceso de digitalización.

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