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Gestion remota de equipos de trabajo; 10 tips para el éxito

Con el auge de los negocios web –pero no sólo por ello- la gestión remota de equipos de trabajo se ha convertido en un asunto que interesa a un número cada vez mayor de personas.

Aunque se trate de una forma de trabajar novedosa –lo que puede causar cierto vértigo en ocasiones-, no tiene por qué suponer un problema si se hacen las cosas bien. Hoy vamos a ver algunas ideas para conseguir que la gestion remota de equipos de trabajo no sea un suplicio que te haga pensar en ideas extrañísimas que nunca habrías imaginado, como querer volver a una oficina.

– El líder es fundamental.

Guarda el traje de Napoleón, que no van por ahí los tiros. Si en cualquier grupo de trabajo es necesario que una persona asuma el mando y guíe el barco, cuando se trata de trabajo remoto se torna en algo fundamental. Si va a ser tu papel, es probable que tengas que encargarte de que algunos de los puntos que verás a continuación se cumplan. Ser activo, amable y hacer uso del sentido común serán las herramientas básicas que nunca deberás dejar atrás.

– Elige bien a tu equipo.

Algunas personas, por su carácter, pueden ser excelentes trabajadores presenciales pero tener muchos problemas con el trabajo a distancia. Otras, por el contrario, se manejan trabajando en remoto con mucha más eficacia que como lo harían de forma presencial. Si vas a formar un equipo de trabajo en remoto, será esencial que aprendas a detectar las personas que mejor se adaptarán a este tipo de trabajo, con el fin de evitar conflictos y un rendimiento pobre.

– Ante todo, responsabilidad personal.

Las personas que forman parte del equipo de trabajo son adultos, ¿verdad? Saben vestirse ellos solitos, y tienen cumplida la mayoría de edad, ¿no? Pues entonces no debería hacer falta estar encima de ellos todo el día. Cada persona debe responsabilizarse de su trabajo. Eso no significa que el director del equipo deba desentenderse de todo, pero si pasa el día supervisando lo que hacen los demás, ni trabajará por sí mismo ni dejará trabajar tranquilos a los demás.

– La organización es esencial.

La distancia propia del trabajo remoto convierte en básica una organización del trabajo excelente. Cada miembro del equipo debe tener claro qué es lo que debe hacer y cómo debe hacerlo. Para conseguirlo, puedes ayudarte de herramientas útiles, como crear un manual que recoja las tareas y procedimientos más habituales de la empresa. También puede incluir algunas indicaciones sobre la forma de utilizar el software que los miembros de equipo deberán usar en su día a día, o la política de horarios y disponibilidad (el trabajo remoto no significa que no existan los horarios, ni para lo bueno, ni para lo malo).

– La definición de objetivos es imprescindible.

Como parte fundamental de la estructura del trabajo, encontramos la definición de objetivos. Cada miembro del equipo debe tener claro cuales son las metas que debe alcanzar y el plazo para conseguirlo. De lo contrario, ni la organización ni la definición de responsabilidades estará clara, y el trabajo podrían desmoronarse como un castillo de naipes.

– La comunicación es la base.

Si tienes una tienda on-line que vende visillos y tu copywriter no para de escribir artículos sobre la pesca de sardinas en Zimbabwe, igual está fallando algo. Sin una buena comunicación, es imposible que un equipo de trabajo remoto funcione. Es la única manera de conseguir que las tareas se coordinen, que todo el mundo tenga claros sus objetivos, que se compartan ideas. Para conseguirlo, conviene que todas las personas que formen parte del grupo no sólo se comuniquen entre sí, sino que conozcan cuál es el trabajo que los demás están desarrollando. Además, tienes que tener en cuenta que la comunicación remota suele ser más limitada que la personal, por lo que pueden surgir malos entendidos que creen incluso conflictos entre compañeros. También recuerda que es clave en lo emocional. La buena comunicación estrecha lazos; la mala, los destruye.

– Hay que crear equipo.

Que cada uno trabaje en un lugar diferente (o incluso en países distintos) y tenga sus propias responsabilidades no significa que tenga que hacerlo en un cubículo gris y oscuro, separado del resto de integrantes del grupo y sin relación alguna. Además de tener una buena comunicación, hay que hacer sentir a los distintos integrantes como parte de un equipo. Para lograrlo, será necesario definir los objetivos del equipo y que cada uno de sus integrantes sea consciente de lo importante que es su trabajo para que las metas del grupo se cumplan.

– Programa reuniones.

Para que la comunicación sea efectiva, conviene que no se limite a dos personas, sino que incluya a todo el equipo. Una reunión diaria o semanal mediante videoconferencia puede ser de gran ayuda para actualizar objetivos y compartir ideas, progresos, problemas, etc. Además, fomenta el espíritu de equipo (conviene verse las caras de vez en cuando). Otras herramientas, como chats internos, suelen ser bastante flexibles y también pueden promover la comunicación. E incluso te permitirán enviar fotos divertidas (siempre con moderación…).

– No lo dejes sólo en remoto.

¿De verdad no tienes curiosidad por saber si Tiburcio es tan bajito como dicen? Aunque la tecnología nos aporte posibilidades impensables hace unos años y nos permita trabajar en nuestro lugar soñado y colaborando con personas que se encuentran a miles de kilómetros de distancia, seguimos siendo seres humanos, y el contacto personal es insustituible. Siempre que sea posible, programar alguna reunión anual para verse las caras en persona y darse la mano (o hasta un abrazo, si se tercia), será muy positivo y unirá lazos entre los miembros del equipo.

– Utiliza herramientas tecnológicas adecuadas.

Si tu equipo va a trabajar en remoto, igual las palomas mensajeras se te quedan un poco cortas. Hoy en día existen múltiples herramientas tecnológicas que pueden ayudarte en la tarea. Tienes Skype para hacer videoconferencias, Google Drive para editar documentos compartidos, Mattermost para el chat interno, o eHorus para la gestión remota de equipos.

¿Cómo? ¿Qué todavía no sabes qué es eHorus? ¿Cómo puede ser, a estas alturas? ¡eHorus está deseando que le conozcas! Si quieres saber lo que puede ofrecerte, entra aquí.

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