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Técnica GTD; gestiona tu tiempo con más eficacia y rinde mucho más

¿Has oído hablar de la técnica GTD pero te suena como un nuevo tipo de motor creado en Alemania? No tiene nada que ver con eso. La técnica GTD es un sistema de gestión del tiempo creada por el polifacético David Allen (¡un señor que asegura haber tenido 35 profesiones antes de cumplir los 35 años!). ¿Quieres ser más productivo? Hoy vamos a descubrir qué es la técnica GTD. ¡Puede que te sirva de ayuda!

Las siglas GTD son acrónimo de la expresión “Getting Things Done”, un método de gestión del tiempo, que se corresponde con el libro del mismo título, traducido al castellano como “Organízate con eficacia”.

La técnica GTD enfoca sus esfuerzos en liberar la mente de las tareas pendientes. Es, por tanto, un arma contra la procrastinación. Pero, como supondrás, no se trata de evaporar las tareas y dejarlas sin hacer. En lo que consiste, es en eliminar las tareas de nuestro pensamiento, dándoles una salida estructurada en forma de tareas pendientes. Lo que tendremos que hacer es guardarlas en un lugar específico para que no nos distraigan de las tareas que debemos realizar en el presente, y para que podamos acometerlas cuando les llegue su momento.

La técnica GTS nos obliga a ser tremendamente activos. Entre sus propuestas, está la de crear listas exhaustivas de tareas muy concretas. Apunta esas tareas en la lista y libera tu mente de ellas. Y si las tareas no te llevan una cantidad significativa de tiempo, no las apuntes: hazlas ya.

Es la conocida como “regla de los dos minutos”. Si una tarea puede ser llevada a cabo en menos de dos minutos, no pierdas el tiempo apuntándola en la lista ni dejándola para después, hazla en ese mismo momento.

Otro objetivo de la técnica GTD es facilitar la planificación. Escribir en una lista todas las acciones que debemos llevar a cabo sirve para evitar bloqueos y acometer tareas más largas y trabajosas con una actitud más activa.

Una de las ideas de las que parte Allen, es que nuestro cerebro es ineficiente recordando no sólo las tareas, sino el momento y lugar en el que debemos llevarlas a cabo. Por eso conviene ayudarlo apuntando las cosas.

Como no podía ser de otra manera, la técnica GTD tiene una serie de principios exhaustivos y bien estructurados. Estos son los principales:

PRINCIPIOS DE LA TÉCNICA GTD

– Recopilar.

Allen utiliza la expresión “cubos” (en el sentido de “recipientes”) para designar los lugares en los que vamos a volcar la lista de tareas que tenemos pendientes. Nuestros cubos pueden ser agendas, libretas de notas, correos electrónicos, etc., y nuestra primera función básica deberá ser conscientes de que todas las tareas pendientes (que no podamos hacer en sólo dos minutos) deberán ser recopiladas en estos cubos.

– Procesar.

El material que se envía a los cubos no está ahí sólo para almacenarlo, hay que procesarlo, y para hacerlo se propone un orden concreto.

  • Empezar siempre por el principio. Hay que seguir un orden y no dejar tareas sin procesar.
  • No procesar más de un elemento a la vez. Cada tarea, de una en una.
  • No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento. Cada tarea debe generar una acción.
  • Si un elemento necesita una acción:
    • Si lleva menos de dos minutos, hazlo. Es la “regla de los dos minutos”
    • Si no es tu tarea, delega. En ese caso, será resuelto por un tercero.
    • Posponlo. Si no puedes hacer la tarea en ese momento, hazla después.
  • Si un elemento no necesita una acción:
    • Archívalo. Te servirá como referencia.
    • Deséchalo, si puedes hacerlo.
    • Si no puedes hacerlo en el momento, déjalo en cuarentena.
    • Si no puedes delegarlo, informa a quien corresponda que está pendiente de revisión.

– Organizar.

Sobre la lista de cosas que no has podido resolver y por tanto son tareas que quedan pendientes, se puede establecer una organización en función del panorama temporal que tenga cada una.

  • Acciones próximas (corto plazo): definir las acciones que deben realizarse de forma inmediata. Pueden formar parte (y habitualmente lo harán) de una cadena de acciones más larga.
  • Proyectos (medio plazo): son todas las tareas que requieren más de una acción para ser llevadas a cabo. Habrá que revisarlos periódicamente para comprobar que tienen una acción inmediata que será llevada a cabo.
  • En espera (sin plazo determinado): se trata de acciones delegadas a terceros o que dependen de algún evento externo. Será necesario revisarlas periódicamente para comprobar si han generado alguna acción o recordatorio a terceros que se deban ser llevados a cabo.
  • Algún día/quizás (sin plazo determinado): se trata de acciones que quieres hacer algún día, pero no sabes cuándo, ni si será posible.

Según su autor, la clave de la organización del sistema GTD es tener un sistema recordatorio sencillo y efectivo, así que puedes probar el que mejor se adapte a tus necesidades.

– Revisar.

Las listas de acciones y recordatorios deberán ser revisadas, como mínimo diariamente. Para no llevar a cabo sólo las tareas sencillas, se impone la obligación de seguir el orden en el que están situadas.

Además, al menos de forma semanal, será necesario revisar las acciones destacadas, proyectos y elementos en espera, asegurándose de que todo está actualizado en el sistema y nada se ha quedado fuera.

– Hacer.

Finalmente, y a pesar de la aparente complejidad del sistema, debes intentar simplificarlo y hacerlo lo más práctico posible, dado que no sólo se trata de ordenar, sino que sobre todo se trata de hacer las tareas.

Además, el propio Allen propone un “archivo de recordatorios” para ordenar el sistema, que consistiría en 43 carpetas, 12 para cada mes del año y 31 para cada día del mes.

Aunque resulte un sistema aparentemente complejo, el mismo es seguido por cientos de miles de personas alrededor del mundo, que con la práctica lo han convertido en un método sencillo y efectivo para gestionar su tiempo. Como cualquier sistema de gestión del tiempo, existen personas que han sido capaces de adaptarse al mismo y le sacan mucho partido, y personas a las que no les ha sido de utilidad y lo han abandonado.

¿Y tú? ¿Has tenido ya experiencia utilizando el sistema GTD? Si es así, puedes compartirla con nosotros y con todos los lectores del blog dejando un mensaje en la caja de comentarios que está justo aquí debajo. ¡Gracias!

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